Een overzicht van de Bistroo Manager

 1. Dashboard – jouw dagelijkse overzicht

Het dashboard is het startpunt van jouw Bistroo Manager. Hier krijg je in één oogopslag inzicht in de belangrijkste cijfers en prestaties van jouw online restaurant. Het dashboard is ontworpen om jou snel en overzichtelijk te informeren, zodat je direct kunt bijsturen waar nodig.

 Wat vind je op het dashboard?

Het dashboard bevat verschillende realtime statistieken die direct betrekking hebben op jouw bedrijfsvoering:

• Afgeronde bestellingen
  Een overzicht van het aantal bestellingen dat succesvol is afgerond binnen de geselecteerde periode.

• Unieke klanten
  Inzicht in hoeveel verschillende klanten er besteld hebben – handig om te meten hoeveel herhaalbezoek je hebt.

• Klantbeoordelingen
  Gemiddelde klantbeoordeling én individuele feedback, rechtstreeks verzameld na een bestelling.

• Totale omzet
  Het totaalbedrag dat je hebt omgezet via de online winkel – per dag, week of maand te filteren.

• Populaire producten
  De bestverkochte gerechten of items binnen een bepaalde periode. Ideaal om je menukaart te optimaliseren of acties op af te stemmen.

• Real-time bestellingen
  Direct inzicht in lopende of net geplaatste bestellingen, inclusief statusupdates.

• Recente beoordelingen
  Zie in één oogopslag hoe jouw service recent is ervaren door klanten – inclusief sterren en opmerkingen.

 Filteren en vergelijken

Je kunt het dashboard filteren op verschillende tijdsperiodes (bijv. vandaag, afgelopen 7 dagen, deze maand) om trends te herkennen of prestaties te vergelijken.

Het dashboard is jouw dagelijkse cockpit – helder, compact en krachtig. Gebruik het als basis om gericht beslissingen te nemen over menu-aanpassingen, promoties of personeelsinzet.

 2. Bestellingen – inzicht en beheer per order

Onder het kopje Bestellingen vind je een compleet overzicht van alle binnengekomen bestellingen in jouw webshop. Dit onderdeel is essentieel voor de dagelijkse opvolging, administratie én klantenservice.

 Wat kun je hier doen?

• Bestellingen per dag bekijken
  Navigeer eenvoudig door de dagen met behulp van de pijltjes links en rechts bovenin. Zo zie je snel welke bestellingen op een specifieke datum zijn geplaatst.

• Bestelling openen voor details
  Klik op een bestelling om uitgebreide informatie te bekijken, zoals:

  • Klantinformatie

  • Bestelde producten

  • Distributiekanaal (afhalen, bezorgen, op locatie)

  • Betaalstatus

  • Eventuele opmerkingen van de klant

• Handmatig opnieuw printen
  Werk je met een bonprinter? Dan kun je hier ook eerdere bestellingen opnieuw afdrukken. Handig als de originele bon niet goed is doorgekomen of verloren is gegaan.

• Exportfunctie
  Maak eenvoudig een export van alle bestellingen, bijvoorbeeld voor je boekhouding of om bestelgedrag te analyseren. Je kunt filteren op datum en exporteren in .CSV of Excel-formaat.

• Terugbetalingen uitvoeren
  Via dit overzicht kun je per bestelling ook direct een refund (terugbetaling) uitvoeren indien nodig, bijvoorbeeld bij een fout of annulering.

Deze sectie is het kloppend hart van je operationele proces – of je nu orders wilt terugzoeken, administratie wilt doen of klantvragen snel wilt afhandelen.

️ 3. Bestellingen Live-View – real-time overzicht van de workflow

De Live-View van bestellingen binnen de Bistroo Manager biedt een real-time overzicht van alle lopende, afgewerkte en afgeleverde bestellingen. Dit scherm is speciaal ontworpen om je team optimaal te ondersteunen tijdens piekmomenten, met overzicht en controle over de volledige orderstroom.

 Volledige grip op je bestelproces

• Bekijk alle actieve en afgeronde bestellingen in één oogopslag

• Sleep bestellingen handmatig naar de juiste fase (bijv. “in behandeling”, “klaar”, “afgeleverd”)

• Houd eenvoudig bij welke bestellingen nog actie vereisen en welke al verwerkt zijn

 Twee weergaven – voor verschillende rollen in je zaak

Je kunt kiezen uit twee verschillende weergavemodi, afgestemd op de locatie binnen je restaurant:

1.  Kassa-weergave

   • Uitgebreid overzicht van alle bestellingen

   • Inclusief klantdetails, betaalstatus, tijdstip en bestelwijze

   • Ideaal voor gebruik bij de balie of het management, waar overzicht belangrijk is

2.  Keuken-weergave

   • Compact, gefocust overzicht met alleen de essentiële informatie voor de keukenbrigade

   • Geen afleiding van klant- of betaalspecifieke info

   • Zeer geschikt voor een paperless workflow, waarbij de keuken werkt vanaf een scherm in plaats van bonnen

Deze live-weergave is vooral handig als je zonder printer werkt, of als je meerdere bestellingen tegelijk moet verwerken in een snelle omgeving.

 4. Open-Dicht schuif – je webshop met één klik aan- of uitzetten

De open-dicht schuif is een handige master-schakelaar waarmee je jouw gehele webshop tijdelijk op gesloten of open kunt zetten. Je vindt deze knop rechtsboven in het scherm in de Bistroo Manager, herkenbaar aan het slot-icoontje.

🟢 Open vs. 🟠 Gesloten

• Open (slot open)
  Je webshop is live en klanten kunnen bestellingen plaatsen volgens de ingestelde openingstijden per distributiekanaal.

• Gesloten (slot gesloten, schuif is oranje)
  Je webshop is volledig gesloten: klanten kunnen geen bestellingen meer plaatsen, ongeacht je reguliere openingstijden.

Belangrijke eigenschappen

• Dit is een master-knop: het overschrijft alle individuele instellingen zoals openingstijden en distributiekanalen.

• Geschikt voor situaties waarin je tijdelijk volledig wilt pauzeren, zoals:

  • Vakanties

  • Overmacht (bijv. personeelstekort, stroomstoring)

  • Sluiting buiten reguliere openingstijden

Let op: gebruik deze knop alleen als je in één keer alle Bistroo-vestigingen wilt sluiten. Voor het sluiten van individuele vestigingen of kanalen kun je beter gebruikmaken van de specifieke openingstijd-instellingen per vestiging of distributiekanaal.

Met deze functie houd je de controle over je beschikbaarheid, ook op onverwachte momenten.

 5. Chatbot – directe hulp binnen handbereik

Binnen de Bistroo Manager vind je rechtsonder in je scherm de Chatbot: jouw digitale assistent die je helpt bij vragen over het gebruik van de online winkel en de Bistroo Manager. Deze functie is beschikbaar op elk moment en biedt snelle ondersteuning, zonder dat je hoeft te wachten op een medewerker.

 Waarvoor kun je de chatbot gebruiken?

De chatbot is ideaal voor:

• Algemene vragen over het gebruik van de Bistroo Manager

• Stapsgewijze uitleg over functies zoals:

  • Het aanmaken van producten en menu’s

  • Het instellen van distributiekanalen

  • Het beheren van bestellingen of openingstijden

• Hulp bij het navigeren door het dashboard

 De chatbot is proactief en kan zelfs suggesties geven op basis van je gedrag in het dashboard.

Escalatie naar supportteam

Is je vraag te complex of technisch voor de chatbot?
Dan word je automatisch doorgestuurd naar één van onze customer service medewerkers, die je verder persoonlijk zullen helpen. Je komt dan in contact met een echt persoon via de chatfunctie of e-mail, afhankelijk van het onderwerp.

Met de chatbot heb je dus altijd een handige hulplijn bij de hand, zodat je nooit vastloopt tijdens het beheren van jouw Bistroo-shop.

 Bedrijf – overzicht en instellingen op bedrijfsniveau

Onder het segment ‘Bedrijf’ binnen de accountinstellingen beheer je de basisstructuur en centrale configuraties van jouw Bistroo-account. Dit zijn instellingen die gelden voor jouw bedrijf als geheel, en niet specifiek voor één vestiging.

Binnen dit segment vallen de volgende onderdelen:

 Producten
Beheer je volledige productcatalogus. Voeg nieuwe producten toe of wijzig bestaande items, inclusief prijzen, beschrijvingen en attribuutgroepen.

Menu’s
Stel menukaarten samen met producten en categorieën, en koppel deze later aan vestigingen. Een menu kan meerdere keren hergebruikt worden.

 Kortingen
Maak kortingsacties aan, zoals vouchercodes of tijdelijke promoties. Je bepaalt zelf de voorwaarden, looptijd en het bereik van de actie.

Facturen
Bekijk en download je maandelijkse facturen, inclusief commissiekosten en betaaloverzichten.

️ Printer-instellingen
Koppel een bonprinter aan je account of stel voorkeuren in voor printmomenten. Je kunt ook printlocaties beheren, handig voor grotere keukens of aparte barstations.

Deze instellingen vormen de basis van je online restaurant en bepalen hoe je aanbod en processen platformbreed functioneren.

Producten – beheren van jouw basisaanbod

Onder het onderdeel Producten in de accountinstellingen vallen twee belangrijke segmenten:

1. Producten & voorraad

2. Attribuutgroepen

We beginnen met het eerste:

 Producten & voorraad

In dit segment beheer je de basis-catalogus van al jouw producten. Elk product dat je hier aanmaakt, vormt de basis voor de menu’s die je later samenstelt.

 Nieuw product toevoegen

Klik op ‘Nieuw product’ om een nieuw gerecht, drankje of ander item toe te voegen aan je assortiment. Je kunt hierbij de volgende gegevens invullen:

• Producttype (bijvoorbeeld eten of drinken)

• Naam van het product

• Prijs

• BTW-tarief

• Afbeelding

• Omschrijvende tekst

• Attribuutgroepen (zoals broodkeuze of toppings)

• Eventuele kortingen

• Voorraadbeheer (optioneel)

 Elk product dat je hier aanmaakt, kan later worden toegevoegd aan één of meerdere menu’s.

 Bestaande producten zoeken en bewerken

Gebruik de zoekbalk om snel een bestaand product terug te vinden. Je kunt producten hier direct aanpassen, bijvoorbeeld om:

• De prijs te wijzigen

• Een afbeelding toe te voegen

• De omschrijving bij te werken

• Nieuwe keuze-opties (attribuutgroepen) toe te voegen

In het volgende onderdeel behandelen we de Attribuutgroepen, waarmee je jouw producten flexibel en klantgericht kunt uitbreiden met keuzes en variaties. Klaar om verder te gaan?

 Attribuutgroepen – flexibiliteit en keuzeopties per product

Onder het onderdeel Attribuutgroepen in de accountinstellingen > Producten, stel je keuze-opties in die je kunt koppelen aan één of meerdere producten. Dit maakt jouw aanbod klantgerichter én beter afgestemd op voorkeuren of upsell-mogelijkheden.

 Wat zijn attribuutgroepen?

Attribuutgroepen zijn verzamelingen van keuzemogelijkheden die je aan een product koppelt. Denk hierbij aan:

•  Broodkeuze – Wit, Bruin, Meergranen

•  Extra’s – Extra friet, saus, kaas

•  Drankje erbij – Frisdrank, bier, water

Met attribuutgroepen bied je klanten meer opties, zonder je productcatalogus onnodig uit te breiden.

Nieuwe attribuutgroep aanmaken

Klik op ‘Nieuwe attribuutgroep’ om een nieuwe groep aan te maken. Je doorloopt dan de volgende stappen:

1. Geef de groep een naam
   Bijvoorbeeld: "Broodkeuze", "Extra's", "Toppings".

2. Kies het type keuze-optie

   • Drop-down: klant kiest één optie (bijvoorbeeld bij verplichte keuzes)

   • Checkbox(es): klant kan meerdere opties aanvinken (bijvoorbeeld extra ingrediënten)

3. Voeg opties toe aan de groep
   Geef voor elk item binnen de groep aan:

   • Naam van de keuze (bijv. "Extra kaas")

   • Eventuele meerprijs (bijv. +€0,50)

   • Of de optie verplicht of optioneel is

4. Koppel de attribuutgroep aan producten
   Je kunt één attribuutgroep aan meerdere producten tegelijk koppelen. Handig als meerdere producten dezelfde keuzes delen (zoals sauzen of bijgerechten).

Attribuutgroepen maken je webshop overzichtelijk en interactief voor klanten, en helpen je bij het verhogen van je gemiddelde orderwaarde.

 Menu’s – stel eenvoudig verschillende menukaarten samen

Binnen het segment Menu’s in de accountinstellingen stel je jouw menukaarten samen, beheer je ze en pas je ze eenvoudig aan op basis van seizoenen, dagdelen of promoties.

 Wat kun je hier doen?

• Maak één of meerdere menu’s aan, afgestemd op:

  • Seizoenen (bijv. Wintermenu, Zomerkaart)

  • Dagdelen (bijv. Lunch, Diner, Borrel)

  • Speciale acties of themaweken

• Bewaar en beheer al je menu’s op één centrale plek

• Wijzig eenvoudig namen, categorieën en gekoppelde producten

• Zet menu’s aan of uit afhankelijk van het moment

Bijvoorbeeld: Heb je in de winter andere gerechten dan in de zomer? Dan sla je beide menu’s op en activeer je eenvoudig het juiste menu wanneer nodig.

 Koppelen aan vestigingen

Menu’s worden hier voorbereid en vervolgens gekoppeld aan één of meerdere vestigingen in het segment Vestigingen. Je kunt dus meerdere vestigingen laten werken met hetzelfde menu, of elk filiaal een eigen kaart geven.

 Meer weten over het bouwen van een menu?
Bekijk dan het artikel: "Hoe bouw ik een menu op in de Bistroo Manager?"

Onder het kopje ‘Kortingen’ in de Bistroo Manager stel je eenvoudig acties en promoties in om je verkoop te stimuleren. Of je nu meer bestellingen wilt op rustige dagen, seizoensaanbiedingen wilt doen of vaste klanten wilt belonen – met dit onderdeel regel je het flexibel en doelgericht.

 Soorten kortingen die je kunt instellen:

• Percentagekorting
  Bijvoorbeeld: 10% korting op het hele menu of 15% korting op alle burgers.

• Vast kortingsbedrag
  Bijvoorbeeld: €2,50 korting op een product of €5 korting vanaf een bestelwaarde van €25.

• Gratis bezorging
  Verlaag de drempel voor online bestellen, bijvoorbeeld bij een minimale bestelwaarde of als onderdeel van een tijdelijke actie.

Specifieke categorie- of weekdagacties

Je kunt ook kortingen koppelen aan specifieke dagen of productcategorieën. Denk aan:

•  Donderdag Pizza Dag – elke donderdag korting op alle pizza's

•  Dinsdag Kapsalon Dag – een vaste korting op kapsalons op dinsdagen

•  Vrijdag Frietdeal – gratis frisdrank bij elke friet-combinatie

Deze instellingen zijn ideaal om gericht klanten te trekken op langzamere dagen of bepaalde producten extra onder de aandacht te brengen.

 Hoe kun je de korting toepassen?

• Koppel de korting aan een specifiek product, categorie, of volledig menu

• Stel een vaste dag of tijdvak in waarop de korting actief is

• Maak een voucher-code aan als je wilt dat de korting alleen wordt toegepast wanneer de klant deze zelf invoert bij de check-out

• Stel optioneel een minimale bestelwaarde in voor activering

Gebruik dit segment slim om je marges te verhogen, herhaalbestellingen te stimuleren en je productaanbod strategisch te promoten.